Regulamentul de organizare și funcționare al Asociației Tineretului Regalist a fost adoptat în cadrul Adunării Generale din 8 mai 2021, în baza art. 24.1 din Statut.
DISPOZIȚII GENERALE
Prezentul regulament detaliază modalitatea de funcționare a Asociației Tineretului Regalist (denumită, în continuare, Asociația sau Organizația), persoană juridică română de drept privat, fără scop lucrativ, neangajată partinic, neguvernamentală și independentă. Față de acest document are precedență statutul Asociației, împreună cu Ordonanţa Guvernului nr. 26/2000 cu modificările și prevederile ulterioare, precum și celelalte prevederi ale legislaţiei române.
Prezentul regulament este valabil pentru toți membrii Asociației, putând fi modificat numai prin votul Adunării Generale a Asociației (A.G.A.).
Consiliul Director (C.D.) nu poate aduce modificări acestui Regulament dar, între Adunările Generale, poate adopta „circulare” care să completeze prevederi ale prezentului Regulament. „Circularele” C.D. vor fi păstrate de Secretarul General (S.G.) într-o evidență permanent actualizată, comunicată și cunoscută tuturor membrilor.
I. IDENTITATEA ȘI IMAGINEA ASOCIAȚIEI
Art. 1. Identitatea Asociației
1.1. CONTINUITATE
Asociația se revendică drept continuatoare a Asociației Tineretului Regalist, înființată în anul 1946, statutul ei fiind autentificat de Tribunalul Ilfov sub nr. 24.892 din 1 iunie 1946.
1.2. UNITATE
Scopul Asociației (unirea tinerilor români în jurul atașamentului față de valorile perene ale Coroanei Regale a României) se reflectă în activitatea membrilor săi. Atașamentul față de valorile Coroanei Regale a României impune o conduită integră și o atitudine demnă, care inspiră urmărirea cu sârguință și tenacitate a modalității celei mai potrivite de valorificare a calităților personale în slujba țării și a națiunii.
1.3. DEVOTAMENT
Asociația încurajează o atitudine de devotament față de Familia Regală a României, așa cum este definită prin Normele Fundamentale adoptate de Majestatea Sa Regele Mihai I la 30 decembrie 2007, cu modificările și completările ulterioare. Membrii Asociației sunt datori să poarte respectul cuvenit reprezentanților Dinastiei Române, figuri ale istoriei naționale, precum și membrilor actualei Familii Regale a României.
1.4. RECOMANDĂRI
În spiritul obiectivelor Organizației, membrilor Asociației li se adresează următoarele recomandări:
a) să se informeze continuu privind istoria națională și rolul istoric al Dinastiei Române în constituirea și consolidarea statului național român, începând cu anul 1866;
b) să urmească constant programele, proiectele și activitățile Familiei Regale a României;
c) să afișeze în public respect față de simbolurile naționale istorice și actuale ale statului român (drapelul, stema, imnul, ziua națională);
Art. 2. Imaginea Asociației
2.1. SIGLA
Sigla Asociației este însemnul reprezentativ al Organizației. Grafica siglei este adoptată și poate fi modificată numai prin votul Adunării Generale. La momentul adoptării prezentului regulament, sigla este alcătuită astfel: „Coroana de Oțel a Regilor României, încadrată de textul ASOCIAȚIA TINERETULUI REGALIST, care este redat înconjurul acesteia”. Sigla Asociației este, în mod oficial, reprodusă în culoarea neagră, dar în diverse contexte grafice poate fi reprodusă și în alte culori.
2.2. INSIGNA
Insigna Asociației este însemnul reprezentativ al membrilor Organizației. Modelul insignei este stabilit și poate fi modificat de Consiliul Director sau prin votul Adunării Generale. Au dreptul să poarte insigna numai membrii activi ai Asociației, care dețin și un carnet de membru avizat trimestrial. Prin decizia Consiliului Director se pot acorda dispense pentru purtarea insignei față de alte categorii de membri (aspiranți, corespondenți, donatori sau de onoare).
2.3. REPREZENTARE
Asociația poate fi reprezentată de fiecare membru al acesteia. Pentru relațiile cu instituții și comunicarea în spațiul public, membrii Asociației acordă întâietate Consiliului Director. Pentru descentralizare, Consiliul Director sau Adunarea Generală poate numi reprezentanți la nivel local ai Asociației sau coordonatori de proiecte în cadrul Asociației, care primesc un mandat extins de reprezentare a Organizației.
2.4. COMUNICARE
Asociația este prezentă în spațiul virtual prin intermediul unui site web oficial, precum și prin pagini pe rețele sociale care vor purta numele Asociației sau un nume asemănător. Împreună, acestea alcătuiesc „canalele de comunicare virtuală” ale Asociației. Fiecare membru poate propune conținut adecvat pentru canalele Asociației.
II.ETICA ORGANIZAȚIEI
Art. 3. Alegerea membrilor Asociației
3.1. CRITERII
Vor fi aleși ca membri aspiranți și membri activi în rândurile Asociației tinerii care s-au remarcat în domeniul lor de activitate, precum și cei care au arătat consecvență în interesul lor față de identitatea națională.
3.2. MEMBRUL ASPIRANT
Persoanele recomandate pentru calitatea de „membru aspirant” al Asociației vor semna o cerere de afiliere. Cererea se prezintă Consiliului Director sau Adunării Generale însoțită de recomandarea orală sau scrisă din partea unui membru activ al Asociației. Chiar dacă primesc această calitate prin votul Adunării Generale, membrii aspiranți nu dețin dreptul de a vota în cadrul A.G.A. sau de a candida în cadrul C.D., dar pot să asiste la lucrările acesteia și se bucură de toate celelalte drepturi de membru.
3.3. MEMBRUL ACTIV
Persoanele recomandate pentru calitatea de „membru activ” al Asociației își vor exprima verbal consimțământul pentru supunerea la vot a acestei calități în cadrul Adunării Generale. Înaintea votului, Secretarul General va prezenta în cadrul A.G.A. o scrisoare de recomandare care va motiva alegerea. Membrii activi sunt, alături de membrii fondatori, singurii care au drept de vot în cadrul Adunării Generale a Asociației, putând să-și exercite acest drept începând cu A.G.A. la care au fost aleși pentru calitatea de membru activ.
3.4. MEMBRUL DONATOR
Persoanele care, fără a avea calitatea de membru activ sau membru aspirant, donează periodic o sumă pentru susținerea activității Asociației, pot fi propuși, cu acordul acestora, pentru calitatea de „membru donator” al Asociației. Membrii donatori se bucură de toate drepturile de membru (cu excepția celui de vot și de a candida în cadrul C.D.) și sunt înscriși pe o listă a membrilor donatori, disponibilă persoanelor interesate. Membrii donatori se angajează să sprijine activitățile Asociației, fără ca acest sprijin să îi fie impus ca o obligație și fără ca sprijinul său să oblige Asociația în vreun fel. În același timp, persoanele care fac donații Asociației, fără a deține calitatea de „membru donator” sau altă calitate în cadrul Asociației, se vor regăsi în bilanțul contabil al Asociației. Organizația nu acceptă donații anonime.
3.5. MEMBRUL DE ONOARE
Persoanele propuse pentru a primi titlul de „membru de onoare” al Asociației vor fi înștiințate, înaintea Adunării Generale, printr-o scrisoare oficială din partea Președintelui Asociației. În cadrul A.G.A., Președintele va citi o expunere de motive în care va motiva alegerea. Membrii de onoare au dreptul de a consilia membrii Consiliului Director al Asociației și a se adresa Adunării Generale a Asociației în deschiderea ședinței, dar nu au dreptul de a vota în cadrul A.G.A. sau a candida în cadrul C.D.
3.6. MEMBRUL CORESPONDENT
Persoanele propuse pentru a primi titlul de „membru corespondent” al Asociației vor fi propuși, cu recomandarea Consiliului Director, votului Adunării Generale. Membrul corespondent nu are drept de vot.
3.7. MODIFICĂRI ASUPRA CALITĂȚII DE MEMBRU
Membrii activi ai Asociației au vârste cuprinse între 18 și 35 de ani, iar membrii aspiranți, între 14 și 35 de ani. Astfel:
a) Membrii aspiranți care au împlinit vârsta de 18 ani pot accede la calitatea de membru activ al Asociației. Pot accede la calitatea de membru activ și persoane care nu au deținut-o anterior pe cea de membru aspirant. Înaintea acestei decizii, Consiliul Director va efectua un sondaj în rândul membrilor activi iar, dacă va identifica un consens sau o largă majoritate, Secretarul General va purcede la alcătuirea scrisorii de recomandare care va însoți propunerea supusă votului Adunării Generale. Se va proceda astfel pentru a evita situațiile în care unei persoane propuse pentru calitatea de membru activ i se refuză această calitate de către majoritatea din cadrul A.G.A. Dacă o asemenea situație totuși se întâmplă, Secretarul General care a alcătuit scrisoarea de recomandare, indiferent dacă este sau nu reales, poate fi obligat de noul Consiliu Director la o sancțiune sau plata unei penalități.
b) La momentul împlinirii vârstei de 36 de ani, membrii activi și membrii aspiranți aflați în această situație își vor pierde automat această calitate. Această măsură este necesară pentru menținerea statutului de organizație neguvernamentală de tineret, iar Consiliul Director poate stabili, pentru fiecare caz, să amâne aplicarea măsurii până la momentul Adunării Generale. Dacă dorește, membrul aspirant care a împlinit 36 de ani poate accede la calitatea de membru corespondent sau membru donator al Asociației, angajându-se să sprijine în continuare activitățile Asociației, în timp ce membrul activ al Asociației care a împlinit 36 de ani va fi automat trecut în rândul membrilor corespondenți sau membrilor donatori, fără a i se impune vreo obligație fiscală față de Organizație. Noul membru corespondent sau membru donator astfel creat poate renunța la această calitate, care îi poate fi retrasă, după un timp, de către Consiliul Director. Dintre persoanele care și-au pierdut calitatea de membru aspirant sau membru activ odată cu împlinirea vârstei de 36 de ani, Președintele Asociației poate propune pentru titlul de membru de onoare pe cei care s-au făcut remarcați prin merite personale; în acest caz, se va proceda în felul descris la art. 3.5 din prezentul regulament.
c) Membrii activi care au vârsta de 35 de ani împliniți pot candida în cadrul Consiliului Director, situație în care Președintele în a căror echipă candidează se obligă să supună votului A.G.A. propunerea de amânare a pierderii calității de membru activ la momentul împlinirii vârstei de 36 de ani, dacă aceasta se va întâmpla înaintea următoarei Adunări Generale. În alcătuirea unei echipe pentru Consiliul Director, se recomandă ca Vicepreședintele și Secretarul General să aibe vârste până în 35 de ani, iar persoana cea mai în vârstă să fie Președintele, astfel încât, dacă dispensa de vârstă pentru păstrarea calității de membru activ nu îi este acordată de A.G.A., acesta, la momentul împlinirii vârstei de 36 de ani, va demisiona, interimatul funcției fiind preluat de Vicepreședinte.
3.8. APARTIZANATUL POLITIC
Asociația este apartizană politic. În cadrul oferit de Asociație nu vor fi purtate dispute pe teme politice și vor fi primi, cu precădere, persoane care nu desfășoară o activitate politică partizană. Astfel:
a) În cazul în care este membru al unui partid politic, persoana recomandată pentru calitatea de membru aspirant sau membru activ al Asociației va face cunoscut acest aspect Consiliului Director.
b) Dacă au devenit membrii unui partid politic, membrii aspiranți și membrii activi ai Asociației vor anunța de aceasta Consiliul Director.
c) Donatorii, membrii donatori, membrii corespondenți și membrii de onoare ai Asociației nu sunt obligați să anunțe Consiliul Director apartenența lor la un partid politic.
d) Membrii Consiliului Director al Asociației nu pot avea afilieri politice partizane. Dacă un membru al Consiliului Director se înscrie într-un partid politic în timpul mandatului, atunci se obligă să demisioneze din funcția sa din cadrul Asociației.
Art. 4. Relația între membrii Asociației
4.1. PRINCIPIILE GUVERNANTE
Activitatea Asociației este guvernată de Principiile Asociației. Astfel:
a) Activitatea Asociației și a membrilor săi va reflecta morala și etica întemeiată pe cumpănire, generozitate, altruism, consecvență și cinste; sunt incompatibile cu apartenența la Asociație excesele, aviditatea, egotismul, nestatornicia și vanitățile.
b) Membrii Asociației sunt datori să urmeze o conduită care să reflecte valorile morale și etica morală, precum și să respecte eticheta și bunele maniere.
c) În relațiile formale pe care le stabilesc, membrii Asociației vor umări să ofere stimuli de calitate și vor încerca să dea un răspuns optim în interacțiunile din cadrul Organizației.
4.2. DREPTURI
Membrii Asociației se bucură de drepturile prevăzute în Statut. Astfel:
a) Membrii Asociației au dreptul să participe la Adunarea Generală și, indiferent dacă au sau nu drept de vot, își pot exprima punctul de vedere asupra subiectelor prevăzute pe ordinea de zi a A.G.A.
b) Membrii Asociației au dreptul de a fi informați asupra deciziilor Consiliului Director și pot cere să participe la ședințele acestuia.
c) Membrii Asociației au drept de acces la spațiile și dotările Organizației. Consiliul Director va face cunoscut membrilor Asociației dacă există condiții speciale pentru folosirea unui spațiu (deținut, închiriat, comodat sau pus la dispoziția Asociației) sau a unei dotări (deținute, închiriate, împrumutate sau puse la dispoziția Asociației). Pentru Biblioteca Asociației se va elabora un regulament propriu.
d) Membrii Asociației au dreptul de a beneficia de rezultatele activității lor în cadrul Organizației. Pot cere din partea Consiliului Director adeverințe de voluntariat care să îi recomande pentru activitatea depusă, iar meritele lor pentru desfășurarea unei activități a Asociației vor fi cunoscute public. Consiliul Director se obligă să recunoască aportul adus de fiecare membru și va veghea ca niciunul din membri să nu își însușească merite care nu îi aparțin.
e) Membrii activi ai Asociației au dreptul de a-și exprima votul în cadrul A.G.A. Pentru aceasta, trebuie să participe la ședință. Votul nu poate fi delegat unui alt membru.
f) Membrii activi ai Asociației au dreptul de a fi aleși în Consiliul Director al Asociației, dar pentru aceasta trebuie să candideze în cadrul unei echipe. O echipă este propusă de un candidat pentru funcția de Președinte. Numai Secretarul General poate candida în mai multe echipe.
4.3. OBLIGAȚII
Membrii Asociației au obligațiile prevăzute în Statut. Astfel:
a) Membrii Asociației au obligația de a respecta Statutul, prezentul regulament, hotărârile A.G.A. și ale Consiliului Director. În cadrul A.G.A., membrii Asociației pot propune modificări ale Statului și regulamentului și pot face propuneri care, dacă sunt adoptate de o majoritate, să devină hotărâri ale A.G.A. Având aceste posibilități, membrii Asociației sunt rugați să nu conteste în public decizii luate de Consiliul Director sau de Adunarea Generală. Dacă prin aceasta aduc lezare imaginii Asociației, pot fi propuși pentru excluderea din Organizație.
b) Membrii Asociației sunt datori să contribuie la realizarea scopului și obiectivelor Asociației. Dacă, prin acțiunile, afirmațiile și atitudinile sale, un membru al Asociației este ireverențios față de membrii istorici ai Dinastiei sau membrii actualei Familii Regale, atunci poate fi propus pentru excluderea din Organizație.
c) Membrii Asociației sunt datori să ducă la îndeplinirile angajamentele pe care și le-au asumat. Dacă, prin neîndeplinirea acestora, un membru al Asociației cauzează prejudicii materiale sau morale Asociației, atunci poate fi propus pentru excluderea din Organizație.
d) Membrii activi ai Asociației se obligă să păstreze o legătură constantă cu Asociația, participând la ședințele și activitățile Organizației. Un membru activ al Asociației poate fi propus pentru excludere după absența timp de 3 (trei) luni de la orice activitate internă sau publică a Asociației. Persoana aflată în această situație va fi rugată de Consiliul Director să motiveze absența iar, dacă C.D. va considera că motivele sunt justificate, va refuza propunerea de excludere.
e) Membrii activi ai Asociației se angajează să achite cotizația lunară, în cuantumul stabilit de Consiliul Director sau prin decizia A.G.A. Un membru al Asociației poate fi propus pentru excludere pentru neplata cotizației lunare timp de 1 (un) an. Pentru situații deosebite, un alt membru își poate asuma acoperirea acestei sume, în spirit de solidaritate cu colegul respectiv. Nu se va pretinde plata cotizației unui membru activ pentru perioada în care această calitate i-a fost retrasă prin decizia Consiliului Director, ulterior anulată de A.G.A.
f) Membrii Asociației propuși pentru excludere au dreptul de apărare în fața Consiliului Director. Dacă persoana invitată de C.D. nu răspunde invitației și nu se prezintă în cadrul ședinței la care a fost invitată, Consiliul Director va delibera în absența sa. Întrucât o decizie de excludere poate genera conflict, C.D. va apela la aceasta numai dacă o va considera absolut necesară. În cazul absenței sau neplății cotizației (pentru membrii activi), Consiliul Director se angajează să aibă o atitudine binevoitoare față de membrul Asociației aflat în această situație. Absența și neplata cotizației nu vor fi invocate preferențial, Consiliul Director obligându-se să discute cu oricare membru aflat în această situație și să găsească, de comun acord, o soluție. Membrul activ poate opta pentru revenirea la calitatea de membru aspirant, dar această decizie nu îi poate fi impusă cu forța și, dacă și-o asumă, nu o poate contesta în fața A.G.A. Dacă persoana în cauză dorește acest lucru, pentru revenirea ulterioară la calitatea de membru activ se va urma, din nou, calea descrisă la art. 3.6, lit. a) din prezentul regulament.
g) Dacă Consiliul Director decide excluderea unui membru al Asociației, A.G.A. poate schimba această decizie. În cazul membrilor activi, întrucât A.G.A. a decis conferirea acestei calități, C.D. va cere A.G.A. confirmarea asupra deciziei de excludere sau de schimbare a calității. Membrul activ care nu își asumă decizia C.D. de excludere are dreptul de a se adresa în scris membrilor Asociației iar, în cazul în care cel puțin un membru activ se face chezașul acestuia, câștigă dreptul de a-și pleda cauza în cadrul A.G.A. În cazul în care A.G.A. anulează decizia C.D., va numi un mediator care să ajute la reluarea relațiilor normale între membrul astfel reabilitat și membrii Consiliului Director care au luat decizia anulată; medierea va fi propusă chiar dacă la respectiva A.G.A. este aleasă o nouă componență a Consiliului Director.
4.4. MEDIERE
În cazul în care intervin conflicte între membrii Asociației, Consiliul Director va încerca medierea acestora.
III.ORGANIZAREA ASOCIAȚIEI
Art. 5. Adunarea Generală a Asociației
5.1. CONVOCAREA ADUNĂRII GENERALE ORDINARE
Adunarea Generală a Asociației se convoacă în condițiile prevăzute în Statut. Astfel:
a) Adunarea Generală Ordinară a Asociației se desfășoară în preajma zilei de 10 Mai și se convoacă până la 1 Mai de către Consiliul Director al Asociației. În comunicare se va preciza modalitatea de întâlnire (fizică sau online) și locul întâlnirii (dacă este cazul). Convocarea A.G.A. se face prin e-mail, la adresele indicate de către membrii Asociației la momentul aderării, actualizate de către Secretarul General. Convocarea se va transmite tuturor membrilor Asociației, nu doar celor cu drept de vot. Membrii cu drept de vot și-l vor putea exercita numai dacă au cotizația achitată la zi.
b) Până la 1 Mai, Consiliul Director va adopta, în cadrul unei ședințe de C.D., ordinea de zi și desfășurătorul ședinței, care va fi transmisă alături de convocator și față de care membrii Asociației pot propune modificări, în scris sau înaintea supunerii lor la vot în cadrul A.G.A.
c) Până la 1 Mai, Secretarul General va sonda membrii activi ai Asociației asupra persoanelor propuse pentru calitatea de membru activ și, dacă va realiza că există o majoritate favorabilă, va include numele respective în lista persoanelor propuse pentru a primi calitatea de membru activ al Asociației, transmisă alături de convocator. Până la data A.G.A., Secretarul General va elabora scrisorile de recomandare pentru obținerea calității de membru activ. Fiecare propunere va fi supusă la vot individual. Acestei liste i se vor adăuga persoanele propuse pentru calitatea de membru corespondent. Dacă există persoane care au depus cereri de afiliere pentru a obține calitatea de membru aspirant sau persoane propuse pentru calitatea de membru donator, asupra cărora Consiliul Director nu s-a exprimat prin vot la ultima sa ședință dinaintea congresului, Secretarul General va suplimenta lista menționată anterior cu numele persoanelor propuse pentru calitatea de membru aspirant sau cea de membru donator. La cererea unui membru, Secretarul General va adăuga în listă și numele unei persoane (sau a unor persoane) excluse din Asociație prin decizia C.D., punându-se în vedere discutarea situației în cadrul A.G.A., care poate decide anularea deciziei Consiliului Director. Secretarul General va include totdeauna numele persoanelor care și-au pierdut calitatea de membru activ prin decizia Consiliului Director sau renunțând la aceasta.
d) Până la 1 Mai, Secretarul General va elabora raportul de activitate al Asociației pentru perioada ultimului mandat al Consiliului Director. Acesta va fi avizat de Președinte și Vicepreședinte și va fi transmis alături de convocator.
e) Până la 1 Mai, Comisia de Cenzori va aviza bilanțul contabil al Asociației pentru perioada ultimului mandat al Consiliului Director. Acesta va fi transmis alături de convocator.
f) Până la data A.G.A., Secretarul General va centraliza propunerile membrilor Asociației privind modificarea Statutului și a prezentului regulament. Dacă astfel de propuneri vin din partea Consiliului Director sau au fost transmise de membrii Asociației până la 1 Mai, vor fi transmise alături de convocator. Membrii Asociației pot face aceste propuneri și în ziua A.G.A.
g) Până la data A.G.A., Secretarul General va centraliza numele candidaților pentru funcțiile de Președinte, Vicepreședinte și Secretar General ai Asociației, reuniți în cadrul unei echipe. Alături de numele candidaților, fiecare echipă va transmite un proiect de strategie, precum și un proiect de buget, cu venituri și cheltuieli. Dacă un Președinte în funcție dorește realegerea, acesta trebuie să transmită documentele cerute până la 1 Mai. De asemenea, dacă un Vicepreședinte în funcție și/sau un Secretar General în funcție candidează în altă echipă decât a unui Președinte în funcție, obligația transmiterii documentelor până la 1 Mai incumbă întregii echipe. Aceste prevederi sunt necesare pentru a crea predictibilitate în fața situației în care un membru/membri în funcție ai Consiliului Director sunt favorizați pentru un nou mandat. Dacă alte candidaturi sunt depuse înainte de 1 Mai, împreună cu documentele aferente (proiectul de strategie și proiectul de buget, cu venituri și cheltuieli), acestea vor fi transmise alături de convocator. Echipele deja anunțate nu pot fi modificate decât prin consens, la momentul A.G.A.
h) Alături de convocator vor fi transmise numele persoanelor propuse ca membri ai Comisiei de Cenzori (sau numele cenzorului, dacă Asociația are sub 100 de membri). Propunerile vor veni din partea Consiliului Director sau a unuia dintre cenzorii în funcție. Orice membru poate face propuneri pentru funcția de cenzor, inclusiv la momentul A.G.A.
i) Alături de convocator vor fi transmise numele persoanelor propuse pentru titlul de membru de onoare al Asociației, însoțite de câte o expunere de motive semnată de Președintele Asociației. În prealabil, Președintele a transmis o scrisoare acestora și s-a asigurat de acceptul lor.
5.2. DESFĂȘURAREA ADUNĂRII GENERALE ORDINARE
Adunarea Generală a Asociației se desfășoară în condițiile prevăzute în Statut. Astfel:
a) A.G.A. începe, întotdeauna, cu intonarea Imnului Regal al României. Președintele Asociației decide asupra formei de interpretare a Imnului.
b) Adunarea Generală a Asociației este condusă de Președinte. Din prezidiul A.G.A. fac parte Președintele, Vicepreședintele și Secretarul General, precum și membrii de onoare.
c) Înaintea deschiderii ședinței, Președintele Asociației primește raportul Secretarului General privind numărul celor prezenți și proporția acestora în cadrul numărului membrilor Asociației cu drept de vot. Pentru ca A.G.A. să fie constituită și să poată hotărî valabil, ea trebuie să întrunească la deschiderea ședinței cel puțin jumătate plus unu din numărul membrilor Asociației cu drept de vot. Dacă condiția participării unei majorități este întrunită, Președintele va anunța numărul celor prezenți și va declara deschisă ședința. În lipsa acestei participări, Președintele anunță amânarea A.G.A. în aceeași zi, cu o oră mai târziu, când ea va fi constituită valabil cu orice număr de membri cu drept de vot prezenți și se va putea pronunța valabil cu majoritatea voturilor celor prezenți.
d) În urma propunerilor primite din sală, Președintele va supune votului A.G.A. numirea biroului de secretariat al ședinței, incluzând cel puțin un secretar de ședință și doi scrutători care vor urmări numărarea voturilor exprimate. Voturile vor fi exprimate, în funcție de formatul ședinței, prin ridicarea mâinii, prin completarea unui buletin de vot și/sau completarea unui formular de vot electronic. Dacă și-a depus candidatura pentru un nou mandat, Secretarul General în funcție nu poate fi implicat în activitatea biroului de secretariat al ședinței.
e) Președintele supune dezbaterii plenului A.G.A. ordinea de zi și desfășurătorul ședinței. După dezbaterea propunerilor, Președintele le supune la vot pe fiecare în parte sau împreună (dacă există consens), după care purcede la urmărirea fiecărui punct de pe ordinea de zi. Ordinea de zi nu poate fi schimbată în timpul ședinței. În cadrul desfășurătorului aprobat de A.G.A. se vor menționa membrii care vor conduce, ca moderatori, fiecare moment al ședinței, aceștia putându-se schimba prin rotație în funcție de subiectele de pe ordinea de zi. Asupra desfășurătorului pot interveni modificări numai prin votarea ad-hoc a unor propuneri.
5.3. ORDINEA DE ZI A ADUNĂRII GENERALE ORDINARE
Ordinea de zi a A.G.A. va urma, de regulă, ordinea în care sunt enumerate competențele A.G.A. în Statut. Astfel:
a) A.G.A. poate începe cu discursuri introductive, rostite de Președinte, Vicepreședinte, Secretarul General sau membrii de onoare ai Asociației.
b) Invitând participanții la A.G.A. să aibă în față lista persoanelor propuse pentru a primi calitatea de membru activ al Asociației, Președintele va invita Secretarul General să citească, pentru fiecare candidat în parte, scrisoarea de recomandare care motivează alegerea sa. După citirea scrisorii, Președintele va supune votului A.G.A. acordarea calității de membru activ. Președintele sau alt membru al Consiliului Director va motiva propunerile pentru acordarea calității de membru corespondent. Dacă se vor supune votului A.G.A. și propuneri pentru acordarea calității de membru aspirant sau de membru donator, Președintele va invita Secretarul General să facă o scurtă expunere orală pentru motivarea alegerii.
c) Președintele sau alt membru al Consiliului Director va prezenta A.G.A. raportul de activitate al Asociației pentru perioada ultimului mandat al Consiliului Director sau un rezumat al acestuia. După aceasta, Consiliul Director își depune mandatul.
d) Un membru al Comisiei de Cenzori va prezenta A.G.A. bilanțul contabil al Asociației pentru perioada ultimului mandat al Consiliului Director sau un rezumat al acestuia. După aceasta, Comisia de Cenzori își depune mandatul.
e) Moderatorii desemnați vor prezenta A.G.A. propunerile privind modificarea Statutului și a prezentului regulament. Fiecare propunere va fi dezbătută și votată individual.
f) Moderatorii desemnați vor invita candidații din cadrul echipelor de Președinte, Vicepreședinte și Secretar General ai Asociației să prezinte proiectul de strategie și proiectul de buget, cu venituri și cheltuieli. Timpul alocat fiecărei echipe va fi prevăzut în desfășurător. La finalul prezentării echipelor, participanții cu drept de vot își pot exprima opțiunea pentru echipa favorită. Echipa care întrunește cele mai multe voturi în cadrul A.G.A. este cea câștigătoare. În cazul în care candidează mai mult de două echipe, iar niciuna nu a întrunit o majoritate de 50%+1 a voturilor exprimate, se poate prevede în desfășurător organizarea unui al doilea tur, care va include primele două echipe cu cel mai mare număr de voturi.
g) Moderatorii desemnați vor prezenta candidații pentru funcția de membri ai Comisiei de Cenzori (sau pentru funcția de cenzor, dacă Asociația are sub 100 de membri). În cadrul plenului A.G.A. se pot face noi propuneri. Toate propunerile vor fi supuse la vot, fiind declarate câștigătoare persoanele care au întrunit cel mai mare număr de voturi.
h) Moderatorii desemnați vor prezenta numele persoanelor propuse pentru titlul de membru de onoare al Asociației. Pentru fiecare persoană se va citi o expunere de motive, apoi acordarea titlului va fi supusă votului A.G.A.
i) A.G.A. se poate încheia prin adoptarea unei rezoluții. Se recomandă, dacă conținutul său poate fi anticipat, ca proiectul pentru textul rezoluției să fie propus de vechiul Consiliu Director și transmis alături de convocator.
j) Înaintea închiderii A.G.A. se va anunța numele echipei câștigătoare a unui mandat pentru Consiliul Director, iar Președintele ales (sau reales) poate adresa un discurs plenului A.G.A.
5.4. RAPORTAREA ADUNĂRII GENERALE A ASOCIAȚIEI
Hotărârile Adunării Generale se comunică membrilor Asociației. Astfel:
a) Modul de desfășurare, dezbaterile și horărârile Adunării Generale vor fi consemnate într-un proces-verbal, redactat de secretarul de ședință, care îl semnează alături de Președinte, Secretarul General și de cei doi scrutători. Procesul-verbal al A.G.A. este transmis membrilor Asociației prin e-mail.
b) Secretarul General este responsabil pentru aducerea la zi a documentelor Asociației (Statut, regulament, lista membrilor Asociației și a organelor de conducere etc.) conform deciziilor A.G.A.
c) Președintele Asociației, împreună cu Secretarul General, este responsabil pentru înregistrarea hotărârilor A.G.A. la Judecătoria în a cărei circumscripție este înregistrată Asociația. În cazul în care este ales un nou Președinte sau un nou Secretar General, responsabilitatea incumbă și vechii echipe.
5.5. ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ
În situații excepționale, Adunarea Generală a Asociației se poate întruni în ședință extraordinară. Astfel:
a) A.G.A.E. poate fi convocată de un membru al Consiliului Director sau un membru fondator. Se recomandă să se recurgă la această măsură dacă apar situații care afectează existența sau reputația Asociației. În acest caz, persoana care a decis convocarea A.G.A.E. va decide asupra conținutului convocatorului, rugând Secretarul General în funcție sau desemnând o altă persoană pentru a îl transmite membrilor Asociației.
b) Orice membru poate cere convocarea A.G.A.E., adunând în acest sens semnăturile a ¼ dintre membrii activi ai Asociației. Această procedură se impune dacă membrii Consiliului Director sunt incapacitați sau nu doresc să convoace A.G.A.E. În această situație, inițiatorul va decide asupra conținutului convocatorului și va desemna persoana care îl va transmite membrilor Asociației.
c) A.G.A.E. poate fi convocată de către un membru al Comisiei de Cenzori, în cazul întrebuințării fondurilor disponibile în alt mod decât cel decis de Adunarea Generală a Asociației sau cheltuirii unor sume din patrimoniul Asociației în alte scopuri decât cele urmărite de Organizație. În această situație, membrul Comisiei de Cenzori va decide asupra conținutului convocatorului și îl va transmite membrilor Asociației.
d) A.G.A.E. este condusă de persoana care a stabilit conținutul convocatorului. Ea se pronunță valabil cu majoritatea voturilor celor prezenți dar, dacă nu întrunește majoritatea de 50%+1 din totalul membrilor activi, A.G.A.E. nu poate decide schimbarea componenței Consiliului Director decât dacă cel puțin o funcție este vacantă sau asupra unui membru al Consiliului Director planează suspiciuni de proastă gestiune.
Art. 6. Consiliul Director
6.1. ATRIBUȚIILE ȘI FUNCȚIONAREA CONSILIULUI DIRECTOR
Consiliul Director ține permanent legătura cu membrii Asociației și are atribuțiile prevăzute în Statut. Astfel:
a) Consiliul Director convoacă A.G.A. ordinară în condițiile prevăzute de Statut, detaliate la alineatul 5.1 din prezentul regulament. Pentru aceasta, Consiliul Director și Secretarul General elaborează și centralizează documentele care vor însoți convocatorul trimis membrilor Asociației.
b) Consiliul Director duce la îndeplinire strategia Asociației și administrează fondurile Asociației conform bugetului de venituri și cheltuieli. Întrucât membrii Consiliului Director sunt autorii strategiei și bugetului, care alcătuiesc „programul de conducere” pe care și-l asumă la momentul candidaturii, C.D. se angajează ca, la finalul mandatului, raportul de activitate și bilanțul contabil să reflecte executarea programului lor. În timpul mandatului său, Consiliul Director va anunța membrii Asociației de fiecare dată când a decis o schimbare majoră la nivelul programului său.
c) Consiliul Director veghează stricta aplicare a Statutului și a prezentului regulament. Consiliul Director nu se va abate de la prevederile statutare și regulamentare decât în situații de forță majoră, pe care le va face cunoscute membrilor Asociației. De asemenea, Consiliul Director nu va tolera abateri de la prevederile statutare și regulamentare din partea membrilor Asociației și va interveni de fiecare dată când sesizează asemenea situații.
d) Consiliul Director se pronunță asupra cererilor de afiliere pentru calitatea de membru aspirant al Asociației și acordă calitatea de membru donator al Asociației. Dacă, până la ultima sa ședință înaintea A.G.A., rămân cereri sau propuneri nerezolvate, C.D. le va supune votului Adunării Generale. Propunerile pentru conferirea calității de membru activ se adresează Consiliului Director. În cazuri justificate (prevăzute la alineatul 13.3 din Statut), Consiliul Director decide excluderea sau schimbarea calității membrilor Asociației.
e) Consiliul Director încheie acte juridice în numele și pe seama Asociației. Toți membrii Consiliului Director au drept de semnătură. Actele încheiate de Consiliul Director vor fi comunicate membrilor Asociației.
f) Consiliul Director stabilește organizarea membrilor în cadrul unor domenii de activitate, precum și atribuțiile și sarcinile membrilor în cadrul fiecărui domeniu de activitate. Consiliul Director va urmări îndeplinirea sarcinilor și atribuțiilor asumate sau va desemna un coordonator cu această răspundere.
g) Consiliul Director al Asociației se întrunește cel puțin o dată la trei luni sau ori de câte ori nevoile Asociației o impun. Convocarea și desfășurarea ședinței C.D. va decurge în modalitatea prevăzută în Statut.
h) Membrii Consiliului Director sunt solidari. Dacă s-a opus unei decizii luate de colegii săi de C.D., un membru al Consiliului Director va propune anularea sau modificarea ei numai în cadrul A.G.A.
6.2. PREȘEDINTELE ASOCIAȚIEI
Președintele Asociației este membrul cu cea mai mare autoritate în cadrul Consiliului Director al Asociației și are atribuțiile prevăzute în Statut. Astfel:
a) Președintele trebuie să fie un lider și să dea dovadă de cumpănire, generozitate, altruism, consecvență și cinste.
b) Președintele coordonează activitatea Asociației la nivel național. Președintele urmărește îndeplinirea angajamentelor și sarcinilor asumate, asigură o atmosferă de bună înțelegere și veghează la respectarea principiilor Asociației. Președintele trebuie să dea dovadă de moderație, dar și de fermitate, urmărind ca fiecare coleg de Asociație să își valorifice potențialul și să își dezvolte personalitatea.
c) Președintele coordonează activitatea Consiliului Director și urmărește aplicarea programului de conducere. Președintele conduce ședințele Consiliului Director al Asociației și prezidează ședința Adunării Generale a Asociației. Atunci când este indisponibil la un moment dat sau o perioadă mai lungă de timp, Președintele va delega un membru al Consiliului Director care să îndeplinească atribuțiile sale.
d) Mandatul Președintelui este de un an, putând fi reînnoit de încă două ori. Același membru poate cumula un număr maxim de trei mandate consecutive sau neconsecutive. Președintelui Asociației care a îndeplinit trei mandate în această funcție i se poate acorda, după împlinirea vârstei de 35 de ani, titlul de membru de onoare al Asociației.
e) Pentru a candida la funcția de Președinte, un membru activ al Asociației trebuie să alcătuiască o echipă, cooptând un candidat de Vicepreședinte și un candidat de Secretar General și elaborând un proiect de strategie și un proiect de buget. Numele candidaților și programul de conducere vor fi prezentate și supuse votului A.G.A.
6.3. VICEPREȘEDINTELE ASOCIAȚIEI
Vicepreședintele Asociației este alături de Președintele Asociației în îndeplinirea atribuțiilor sale și, în cazul în care acesta este absent, este un locțiitor al acestuia. Vicepreședintele are atribuțiile prevăzute în Statut. Astfel:
a) Vicepreședintele trebuie să fie o persoană de încredere, pe care Președintele se poate baza întotdeauna.
b) Vicepreședintele coordonează activitatea membrilor Asociației în cadrul domeniilor de activitate, monitorizează permanent activitatea membrilor Asociației și propune Președintelui Asociației pe colegii cei mai potriviți pentru îndeplinirea unor sarcini. Vicepreședintele mediază între membrii Asociației și supune Președintelui situațiile de interacțiune colegială care cer intervenția Consiliului Director. Vicepreședintele urmărește potențialul fiecărui membru și încearcă să îl îndrume.
c) Vicepreședintele poate fi ales doar în cadrul unei echipe a unui candidat la președinția Asociației, neputând candida la momentul A.G.A. în mai mult de o singură echipă.
6.4. SECRETARUL GENERAL AL ASOCIAȚIEI
Secretarul General al Asociației este principala persoană de legătură între Consiliul Director al Asociației și membrii Organizației și are atribuțiile prevăzute în Statut. Astfel:
a) Secretarul General trebuie să fie o persoană organizată, ordonată, calculată, competentă și responsabilă, cu spirit de inițiativă.
b) Secretarul General ține evidența membrilor Asociației, pe care o actualizează permanent. Secretarul General centralizează cererile de afiliere la Asociație, precum și propunerile pentru calitatea de membru donator sau membru corespondent. Secretarul General se asigură de existența unui consens sau a unei majorități favorabile unei persoane pentru acordarea calității de membru activ, după care elaborează scrisoarea de recomandare ce va fi supusă votului A.G.A. Dacă aceasta este refuzată, este direct răspunzător și poate fi sancționat de noul Consiliului Director.
c) Secretarul General convoacă ședintețele C.D. și A.G.A. și ține secretariatul acestora. Secretarul General elaborează și centralizează documentele necesare bunei desfășurări a ședinței, inclusiv lista de prezență și ordinea de zi. Secretarul General aduce la cunoștința membrilor Asociației și/sau persoanelor interesate hotărârile C.D. și A.G.A.
d) Secretarul General poate fi ales doar în cadrul unei echipe a unui candidat la președinția Asociației. La momentul A.G.A., mai mulți candidați pot să propună aceeași persoană în echipa lor pentru funcția de Secretar General.
6.5. ALȚI RESPONSABILI
Consiliul Director al Asociației va putea, pentru buna conducere și administrare a Asociației, să acorde unor persoane, inclusiv unora care nu au calitatea de membru al Organizației, diverse funcții executive. Astfel:
a) Consiliul Director poate desemna un casier, care să degreze Secretarul General de sarcina încasării cotizațiilor membrilor.
b) Consiliul Director va colabora cu un contabil pentru depunerea bilanțurilor fiscale anuale ale Asociației. Contabilul poate fi membru al Comisiei de Cenzori.
c) Consiliul Director va desemna un responsabil pentru biblioteca Asociației. Acesta va facilita împrumutul cărților, va propune achiziționarea de noi titluri și va veghea la buna păstrare a patrimoniului bibliotecii.
d) Consiliul Director poate desemna responsabili locali, cărora le va acorda un mandat extins de reprezentare a Asociației.
e) Consiliul Director poate desemna coordonatori de proiect, care vor fi împuterniciți să reprezinte C.D. în chestiunile necesare bunei desfășurări a proiectului.
f) Consiliul Director poate desemna, dintre membrii Asociației, coordonatori ai domeniilor de activitate ale Organizației, care vor primi răspunderea de coordonare.
g) Pentru persoanele cu care colaborează, fără a fi membri ai Asociației, Consiliul Director va statua colaborarea într-o formă scrisă, care va prevedea responsabilitățile ambelor părți.
Art. 7. Comisia de Cenzori
7.1. CENZORII
Comisia de Cenzori este organul de supraveghere și control al operațiilor financiare ale Asociației, atribuțiile sale fiind prevăzute în Statut.
a) În situația în care Asociația are peste 15 membri dar sub 100 de membri, controlul Asociației va fi efectuat de către un singur cenzor, ales de către Adunarea Generală. Acesta trebuie să fie contabil autorizat (expert contabil). Cenzorul verifică modul în care este administrat patrimoniul Asociației, participă la ședințele Consiliului Director, întocmește rapoarte și le prezintă Consiliului Director și Adunării Generale.
b) La congresul la care se va constata că Asociația are peste 100 de membri, Consiliul Director va propune A.G.A. trei persoane care să facă parte din Comisia de Cenzori, dintre care unul din ei trebuie să fie cel puțin contabil autorizat (expert contabil).
c) Cenzorii, împreună sau individual, vor putea verifica oricând actele de gestiune ale Asociației. Cel puțin trimestrial, cenzorii vor face o verificare, întocmind un proces-verbal care va fi păstrat în arhiva Comisiei de Cenzori. Procesul-verbal va consemna veniturile și cheltuielile din perioada verificată, conform evidențelor care îi sunt puse la dispoziție de Consiliul Director.
7.2. PREȘEDINTELE COMISIEI DE CENZORI
La prima sa ședință, Comisia de Cenzori își va alege un președinte. Acesta:
a) convoacă ședințele Comisiei de Cenzori.
b) desemnează cenzorul sau cenzorii care participă la ședințele Consiliului Director.
c) ține arhiva Comisiei de Cenzori.
d) poate delega oricare din atribuțiile sale unui alt cenzor.
Art. 8. Strategia Asociației
8.1. ELABORAREA STRATEGIEI
Strategia Asociației indică direcțiile de acțiune pe durata unui an, fiind un reper pentru toți membrii Asociației. Astfel:
a) Candidații pentru funcția de Președinte, Vicepreședinte și Secretar General, reuniți în cadrul unei echipe, vor elabora un proiect de strategie. Proiectul de strategie al echipei alese în cadrul A.G.A. pentru un mandat de an în cadrul Consiliului Director devine strategia Asociației și, împreună cu bugetul de venituri și cheltuieli, alcătuiește „programul de conducere al Asociației”.
b) Strategia trebuie să aibă în vedere Scopul și Obiectivele Asociației. Fiecare conținut al Strategiei (program, proiect și activitate) va fi motivat cu un obiectiv specific (pus în legătură cu Obiectivele generale și Scopul Asociației) și va indica spațiul de desfășurare (fizic sau online), resursele necesare (resurse umane și resurse financiare), bugetul, durata și termenul pentru finalizarea sa.
c) Obiectivele specifice trebuie să îndeplinească caracteristicile SMART, astfel: să fie specifice (S), măsurabile (M), abordabile (A), relevante (R) și încadrate în timp (T). În elaborarea strategiei, autorii vor avea în vedere tipurile de activități prevăzute în Statut.
8.2. DOMENIILE DE ACTIVITATE ALE ASOCIAȚIEI
Consiliul Director stabilește organizarea membrilor în cadrul unor domenii de activitate. Astfel:
a) În urma Adunării Generale, Președintele va prezenta nevoile Asociației, conform strategiei adoptate. Consiliul Director va identifica disponibilitățile existente în rândul membrilor Asociației și va conveni, de comun acord cu aceștia, asumarea sarcinilor pentru care sunt cei mai potriviți.
b) Domeniile de activitate vor grupa membri care urmăresc unul sau mai multe conținuturi ale strategiei. Organizarea în domenii va fi consemnată în procesul-verbal al primei ședințe a Consiliului Director, putând primi modificări ulterioare.
IV.BUGETUL ASOCIAȚIEI, ALCĂTUIREA ȘI EXECUTAREA LUI
Art. 9. Alcătuirea bugetului
9.1. FONDURILE ASOCIAȚIEI
Fondurile Asociației pot proveni din sursele indicate în Statut. Astfel:
a) Candidații pentru funcția de Președinte, Vicepreședinte și Secretar General, reuniți în cadrul unei echipe, vor elabora un proiect de buget. Proiectul de buget al echipei alese în cadrul A.G.A. pentru un mandat de an în cadrul Consiliului Director devine bugetul Asociației și, împreună cu strategia, alcătuiește „programul de conducere al Asociației”.
b) În precizarea surselor de venit, autorii proiectului de buget vor face o evaluare realistă. Pentru fiecare sursă se va preciza modalitatea de atragere. Pentru sursele curente (cotizațiile membrilor și donațiile frecvente) se pot propune noi abordări (precum schimbarea cuantumului cotizației sau a modalității de colectare). Se vor căuta cele mai adecvate mijloace de finanțare, fără compromisuri față de Principiile Asociației.
9.2. RESPONSABILITATE FINANCIARĂ
Bugetul Asociației este elaborat pentru a crea o predictibilitate la nivelul cheltuielilor, din respect față de membrii și donatorii Asociației. Modalitățile de acoperire a cheltuielilor vor fi prevăzute pentru a evita situațiile în care membrii Consiliului Director sau membrii Asociației vor fi obligați să acopere aceste costuri dincolo de disponibilitățile anunțate. În proiectul de buget, sumele prevăzute a fi atrase vor fi repartizate în cadrul unor domenii în care se vor cheltui. Se recomandă a se prevedea sume pentru:
a) fondul de administrare a Asociației (cheltuieli pentru sediu, website, contabilitate etc.).
b) fondul pentru activitatea publică a Asociației, conformă cu strategia.
c) fondul pentru întreținerea și dezvoltarea bibliotecii Asociației.
d) fondul de protocol destinat cheltuielilor aferente evenimentelor sărbătorite de Asociație (26 Martie, 10 Mai, Ziua Eroilor, 25 Octombrie, 8 Noiembrie ș.a.).
e) fondul special pentru cheltuieli neprevăzute (ex. ajutoare).
Art. 10. Executarea bugetului
10.1. BUNA GESTIUNE
Bugetul este executat de către Consiliul Director. Consiliul Director se angajează să asigure o bună gestiune a fondurilor asociației. Astfel:
a) Consiliul Director va evita întârzierea unor plăți asumate în numele Asociației. Consiliul Director este responsabil să păstreze o bună reputație a Organizației.
b) Dacă situația o impune, membrii Consiliului Director pot împrumuta Asociația sau să efectueze donații pentru acoperirea unor cheltuieli neprevăzute sau în cazul în care sumele prevăzute a fi atrase nu au putut fi colectate. Comisia de Cenzori și membrii Asociației vor fi la curent cu aceste situații.
c) Consiliul Director este responsabil pentru depunerea anuală a bilanțului fiscal al Asociației, precum și pentru plata taxelor, impozitelor etc. către Stat.
10.2. CONTROL
Consiliul Director poate efectua modificări asupra bugetului numai cu aprobarea Comisiei de Cenzori. Consiliul Director poate motiva excepții numai dacă urgența unei plăți necesitând dispunerea de fonduri din alt domeniu nu permite anunțarea la timp a cenzorilor.